DESCRIPCIÓN
Y ANÁLISIS DE CARGOS
Las necesidades
básicas de recursos humanos para la organización se establecen mediante un
esquema de descripción y especificación de cargos, debido a la división del
trabajo y a la consiguiente especificación de funciones. La descripción del
cargo se refiere a las tareas, los deberes y las responsabilidades del cargo,
en tanto que el análisis del cargo se ocupa de los requisitos que el aspirante
necesita cumplir. Por tanto, los cargos se proveen de acuerdo con esas descripciones
y análisis. El ocupante del cargo debe tener características compatibles con
las especificaciones del cargo y el papel que deberá desempeñar es el contenido
del cargo registrado en la descripción.
Es necesario que se analicen
y se describan los cargos, para conocer su contenido y sus especificaciones,
con el fin de poder administrar los recursos humanos empleados en ellos.
El concepto de
cargo se basa en nociones fundamentales:
·
Tarea: es el conjunto
de actividades individuales que ejecuta el ocupante del cargo.
·
Atribución: es el conjunto
de actividades individuales que ejecuta la persona que ocupa el cargo.
·
Función: es un conjunto
de tareas (cargos por hora) o atribuciones (cargos por meses).
·
Cargo: es un conjunto
de funciones con posición definida dentro de la estructura organizacional.
Ubicar un cargo
en el organigrama implica definir cuatro aspectos: el nivel jerárquico, el
departamento, el superior jerárquico y los subordinados.
Por consiguiente,
un cargo puede definirse como un conjunto de funciones que ocupa una posición
formal dentro del organigrama.
Todo cargo tiene uno o más
ocupantes, que son las personas designadas para ejercer las funciones
específicas del cargo, así como la autoridad
y la responsabilidad inherentes a la posición que el cargo ocupa en el
organigrama.
Descripción de Cargos
Es un proceso que
consiste enumerar las tareas o atribuciones que conforman un cargo y que lo
diferencian de los demás cargos que existen en la empresa; es la enumeración de
detallada de las atribuciones o tareas del cargo (que hace el ocupante), la
periodicidad de la ocupación (cuando lo hace), los métodos aplicados para la
ejecución de las atribuciones o tareas (por que lo hace).
Un cargo puede
ser descrito como una unidad de la organización, que consiste en un conjunto de
deberes y responsabilidades que lo distinguen de los demás cargos. Los deberes
y responsabilidades de un cargo corresponden al empelado que lo desempeña, y
proporcionan los medios con que los empleados al logro de los objetivos en una
empresa.
Un cargo es la
reunión de todas aquellas actividades realizadas por una sola persona, que
pueden unificarse en un sólo concepto y ocupa un lugar formal en el
organigrama.
En resumen, la
descripción de un cargo está orientada hacia el contenido de los cargos, es
decir, hacia los aspectos intrínsecos de los cargos.
Análisis de cargos
Una vez que se
identifica el contenido de un cargo (aspectos intrínsecos), se pasa analizar el
cargo en relación con los aspectos
extrínsecos, es decir, con los requisitos que el cargo exige a su
ocupante.
La descripción de
cargos y análisis de cargos están estrechamente relacionados en su finalidad y
en el proceso de obtención de datos; a
pesar de esto están perfectamente diferenciados entre sí: la descripción se preocupa
por el contenido del cargo, en tanto que el análisis pretende estudiar y
determinar todos los requisitos, responsabilidades comprendidas y las
condiciones que el cargo exige, para poder desempeñarlo de manera adecuada.
Este análisis es la base para la evaluación y la clasificación que se harán de
los cargos para efectos de comparación.
Estructura
del análisis de cargos
El análisis de
cargos determina cuales son los requisitos físicos e intelectuales que debería
tener el ocupante para el desempeño adecuado del cargo, cuales son las
responsabilidades que el cargo impone y en que condiciones debe desempeñarse el
cargo.
Por lo general,
el análisis de cargos se refiere a cuatro áreas de requisitos, aplicados casi
siempre a cualquier tipo o nivel de cargo.
1- requisitos
intelectuales
2- requisitos
físicos
3- responsabilidades
implícitas
4- condiciones de
trabajo
Cada una de ésta
áreas está dividida en varios factores de especificaciones. Los factores de
especificaciones son puntos de referencia que permiten analizar una gran
cantidad de cargos de manera objetiva.
Requisitos
Intelectuales: tienen que ver con las exigencias del cargo, en lo que hace
referencia a los requisitos intelectuales que el aspirante debe poseer para
poder desempeñar el cargo de manera adecuada. Los factores de especificación
son los siguientes:
1- Instrucción
básica.
2- Experiencia
básica anterior.
3- Adaptabilidad al
cargo.
4- Iniciativa
necesaria.
5- Aptitudes
necesarias.
Requisitos
físicos:
tienen que ver con la cantidad y continuidad de energía y esfuerzos físicos y
mentales requeridos, y la fatiga provocada, y también con la complexión física
que necesita el ocupante para desempeñar el cargo adecuadamente.
1- Esfuerzo físico
necesario.
2- Capacidad visual.
3- Destreza o
habilidades.
4- Complexión física
necesaria.
Responsabilidades
implícitas: se refiere a la responsabilidad que el ocupante del cargo
tiene, además del trabajo normal y de sus atribuciones, con la supervisión del
trabajo de sus subordinados, con el material, con las herramientas o equipos,
con el patrimonio de la empresa, etc.
1- Supervisión de
personal.
2- Material,
herramientas o equipos.
3- Dinero, títulos o
documentos.
4- Contactos
internos o externos.
5- Información
confidencial.
Condiciones
de trabajo: se refiere a las condiciones ambientales del lugar donde se
desarrolla el trabajo y sus alrededores, que puede hacerlo desagradable,
molesto o sujeto a riesgos, exigiendo al ocupante del cargo una fuerte
adaptación para mantener su productividad y rendimiento.
1- Ambiente de
trabajo.
2- Riesgos.
Métodos de descripción y análisis de cargos
La descripción y
análisis de cargos son responsabilidad de línea y función de staff. El analista
de cargos puede ser un funcionario especializado de staff, como el jefe de
departamento en que está localizado el cargo,
como también puede ser el propio ocupante del cargo.
Los métodos que
más se utilizan en la descripción y análisis de cargos son:
1- Observación
directa.
2- Cuestionario.
3- Entrevista
directa.
4- Métodos mixtos.
Método
de observación directa
Es uno de los
métodos más utilizados, tanto por ser le más antiguo como por su eficiencia. El
análisis del cargo se efectúa mediante la observación directa dinámica del
ocupante del cargo, en pleno ejercicio de sus funciones, en tanto que el
analista de cargos anota los puntos clave de su observación va acompañada de
entrevista y discusión con el ocupante o con su supervisor.
La participación
del analista de cargos en la recolección de información es activa, la del
ocupante es pasiva.
Método
del cuestionario
El análisis se
realiza solicitando al personal que llene un cuestionario de análisis de
cargos, o que responda preguntas relacionadas con todas las indicaciones
posibles acerca del cargo, su contenido y sus características.
La participación
del analista de cargos en la recolección de datos es pasiva, la del ocupante es
activa.
Método
de la entrevista
Es el enfoque más
flexible. Si está bien estructurada puede obtenerse información acerca de todos
los aspectos del cargo, de la naturaleza y la secuencia de las diversas tareas
que comprende el cargo, y de los porque y cuando. Permite comparar la
información obtenida por medio de los ocupantes de otros cargos similares y
verificar las incoherencias de la información. Garantiza una interacción frente
a frente entre el analista y el empelado. Lo cual permite la eliminación de
dudas y desconfianzas.
La participación
del analista y del ocupante es activa.
Métodos
mixtos
Para
contrarrestar las desventajas y obtener el mayor provecho posible de las
ventajas. Los métodos mixtos son combinaciones de dos o más métodos de
análisis. Por ejemplo:
·
Cuestionario y entrevista, ambos con el ocupante del
cargo
·
Cuestionario con el ocupante y entrevista con el
supervisor
·
Cuestionario y entrevista, ambos con el supervisor
·
Observación directa con el ocupante y entrevista con
el supervisor
·
etc.
Etapas del análisis de cargos
Etapa
de planeación
Fase en la que se
plantea todo el trabajo de análisis de cargos, es casi una fase de oficina y de
laboratorio. Requiere de algunos pasos, muchos de los cuales pueden suprimirse
dependiendo de la situación en que se encuentra la definición de cargos de la
empresa:
1-
Determinación de los
cargos que van a describirse
2-
Elaboración del
organigrama de cargos
3-
Elaboración del cronograma
de trabajo, especificando por donde se iniciará el programa de
análisis
4-
Elección del (de los)
método (s) de análisis que va(n) a aplicarse.
Los métodos más adecuados se escogen según la naturaleza y las características
de los cargos que se analizarán. Por lo general, se eligen varios métodos.
5-
Selección de los factores
de especificaciones que se utilizarán en el análisis, sobre la base de dos
criterios:
a) Criterio de universalidad: los factores de
especificaciones deben estar presentes en la totalidad de los cargos que se
analizarán o, al menos, en el 75% de ellos, para que puedan cotejarse las
características ideales de los ocupantes.
b) Criterio de discriminación: los factores de
especificación deben variar según el cargo.
6- Dimensionamiento de los factores de especificaciones: determinar su
límite de variación dentro del conjunto de cargos que se pretende analizar. Es
necesario dimensionarlos para poder determinar que segmento de su totalidad
servirá para analizar determinado conjunto de cargos.
7- Gradación de los factores de especificaciones: consiste en transformarlos
de variables continuas a variables discontinuas. Se gradúan para facilitar su
aplicación. Por lo general, el número de grados de un factor de
especificaciones se sitúa entre 4,5, o 6.
Etapa
de preparación
1- Reclutamiento,
selección y entrenamiento de los analistas de cargos.
2- Preparación del
material de trabajo.
3- Disposición del
ambiente.
4- Recolección
previa de datos.
La etapa de
preparación puede ser simultánea a la de planeación.
Etapa
de ejecución
1- Recolección de
los datos sobre los cargos mediante el (los) método (s) de análisis elegido(s).
2- Selección de los
datos obtenidos.
3- Redacción
provisional del análisis.
4- Presentación de
la redacción provisional al supervisor inmediato, para que la ratifique o la
rectifique.
5- Presentación de
la redacción definitiva del análisis de cargo para la aprobación.
Objetivos de la descripción y el análisis de cargos
La aplicación de
los resultados del análisis de cargos es muy amplia.
Los objetivos del
análisis y descripción de cargos son muchos, y constituyen la base de cualquier programa de recursos humanos,
entre ellos se puede citar:
·
Ayudar a la elaboración de los anuncios, elegir
donde debe reclutarse, etc., como base para el reclutamiento del personal
·
Determinar el perfil ideal del ocupante del cargo,
como base para la selección de personal
·
Suministrar el material necesario según el contenido
de los programas de capacitación, como base para la capacitación de personal
·
Determinar las franjas salariales, como base para la
administración de salarios
·
Estimular la motivación del personal, para facilitar la evaluación de desempeño y
verificar el mérito funcional
·
Servir de guía del supervisor en el trabajo con sus
subordinados, y guía del empleado para
el desempeño de sus funciones
·
Suministrar datos relacionados con higiene y
seguridad industrial.
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